在美国，已经完成Notary Public（公证员）签署的文件若要在境外使用，需要再做“认证（legalization）”或“加签（apostille）”。具体要去哪里办理，取决于文件将要使用的国家是否为《1961 年海牙公约》成员。流程可分两种情形：

一、目的国是海牙公约成员（只需Apostille）

先由美国本地Notary Public 公证。

再前往“公证员所在州”的 Secretary of State（州务卿办公室）申请 Apostille 章。

例如文件在加州公证，就去加州州务卿办公室（Sacramento 或 Los Angeles 分处）办理。

州务卿即为该州Apostille 的“唯一主管机关”。

取得Apostille 后，文件即可在其他海牙成员国直接使用，无需额外到美国国务院或外国使领馆加签。

二、目的国不是海牙公约成员（需三级认证）

Notary Public 公证。

有些州需先到County Clerk（郡书记官）做 County Certification；是否必须，视州规定。

到州务卿办公室做State Certification（不同于 Apostille，章面会写“Certification”或“Authentication”字样）。

将文件寄往或送往美国国务院（U.S. Department of State – Office of Authentications，地址：600 19th St NW, Washington DC 20006）办理联邦层级认证。

最后到目的国驻美大使馆或领事馆做领事认证。

若目的国为中国大陆，则应到中国驻美使领馆；若为中国香港或澳门，则根据用途相应前往其经济贸易办事处或驻外机构。

补充要点

• 州务卿 Apostille 或认证费用通常为 5–25 美元/份，处理周期 1–14 个工作日，各州差异较大；可加急。

• 美国国务院认证费 20 美元/份，常规处理约 3–4 周；可委托第三方代办加急。

• 部分使领馆要求事先在线预约，并提供翻译件或附加表格，请提前查阅。

总结

如果文件最终用于海牙成员国，只需到“州务卿办公室”做 Apostille。

如果用于非海牙成员国，则需走“州务卿→美国国务院→目的国使领馆”三级链条。